1. Mục đích
- Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng qua đại lý, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
- Doanh nghiệp lập Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý hoặc (Hóa đơn GTGT) kèm với hàng hóa xuất kho gửi bán đại lý.
- Sau khi đại lý gửi bảng kê hàng hóa đã bán được thì kế toán thực hiện lập hóa đơn (nếu chưa xuất hóa đơn GTGT) để ghi nhận doanh thu, phản ánh số thuế GTGT phải nộp. Đồng thời lập phiếu xuất kho gửi bán để hạch toán giá vốn.
- Căn cứ vào hóa đơn hoa đồng đại lý do bên nhận đại lý gửi về kế toán bán hàng sẽ hạch toán khoản chi phí hoa hồng gửi bán đại lý.
- Định khoản
Xuất kho gửi hàng hóa cho đại lý
Nợ TK 157 Hàng gửi bán
Có TK 155, 156
Ghi nhận doanh thu khi hàng gửi đại lý được bán
Nợ TK 111, 131… Tổng giá thanh toán
Có TK 511
Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
Ghi nhận giá vốn hàng bán
Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán
Có TK 157 Hàng gửi bán
Ghi nhận số tiền hoa hồng trả cho đại lý
Nợ TK 641 Chi phí bán hàng (hoa hồng đại lý) (TT200)
Nợ TK 6421 Chi phí bán hàng (hoa hồng đại lý) (TT133)
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 131…
2. Các bước thực hiện
- Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng, nhấn chọn Chứng từ bán hàng. Người dùng khai báo Thông tin chung (1) sau đó ở phần Loại giao dịch chọn Bán hàng đại lý đúng giá
Màn hình khai báo thông tin chung của Chứng từ bán hàng đại lý đúng giá
- Người dùng lựa chọn phương thức thanh toán đối với hàng được bán là Chưa thu tiền hoặc Thu tiền ngay ( bằng Tiền mặt hoặc Chuyển khoản)
- Tích vào ô Phiếu xuất kho nếu muốn lập chứng từ bán hàng đồng thời hiển thị tự động tab Phiếu xuất kho và tab Giá vốn .
- Tại mục Hóa đơn lựa chọn Xuất hóa đơn ngay hoặc Chưa xuất hóa đơn. Khi lựa chọn Xuất hóa đơn ngay, phần mềm sẽ hiển thị thêm tab Hóa đơn để người dùng điền thông tin.
- Bước 2: Tại tab Phiếu thu, người dùng nhập Thông tin chứng từ (2) và Thông tin giao dịch (3).
Màn hình khai báo tab Phiếu thu
- Tại Thông tin giao dịch (3)
+ Khách hàng: Người dùng chọn khách hàng mua hàng của công ty.
+ Nhà cung cấp: Người dùng chọn nhà cung cấp mà công ty nhận làm đại lý.
- Bước 3: Tại tab Phiếu xuất kho, thông tin sẽ được phần mềm lấy từ Phiếu thu sang. Người dùng hoàn thiện Thông tin chứng từ (4) và Thông tin giao dịch (5) nếu có nhu cầu.
Màn hình khai báo tab Phiếu xuất kho
- Bước 4: Tại tab Hóa đơn, người dùng hoàn thiện Thông tin chứng từ (6) và Thông tin giao dịch (7) .Sau đó người dùng chọn Loại tiền (8). Đối với loại tiền là Ngoại tệ, người dùng cần nhập tỷ giá. Tại tab Giao dịch, người dùng khai báo thông tin Giao dịch (9).
Màn hình khai báo tab Giao dịch
- Người dùng chọn các vật tư, hàng hóa, dịch vụ được bán cho khách hàng, phần mềm sẽ tự động định khoản theo nghiệp vụ Bán hàng đại lý đúng giá. Đồng thời người dùng khai báo các thông tin về: số lượng, đơn giá, chiết khấu,…cho các mặt hàng này.
- Bước 5: Tại tab Thuế, người dùng khai báo thông tin Thuế (10)
Màn hình khai báo tab Thuế
- Người dùng khai báo thông tin thuế GTGT (nếu có) của hàng hoá được bán ra, phục vụ cho việc lấy dữ liệu lên bảng kê bán ra.
- Bước 6:Tại tab Giá vốn, người dùng khai báo thông tin Giá vốn (11)
Màn hình khai báo tab Giá vốn
- Ở tab Giá vốn, phần mềm tự động điền các thông tin Kho, TK giá vốn, TK kho theo thông tin người dùng khai báo về hàng hóa trong phân hệ Vật tư hàng hóa. Đơn giá vốn và giá vốn sẽ được hiển thị tùy theo phương pháp tính giá xuất kho mà người dùng lựa chọn. Sau khi khai báo đầy đủ thông tin chứng từ, người dùng nhấn Ctrl + S hoặc nút Lưu trên thanh công cụ để lưu chứng từ.
