1. Mục đích
- Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa dịch, dịch vụ, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
- Khách hàng đến mua hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào yêu cầu khách hàng đề nghị xuất kho
- Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
- Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hóa và ghi Sổ kho
- Nhân viên kinh doanh nhận hàng và giao cho khách hàng
- Kế toán bán hàng ghi nhận doanh số bán hàng
- Nhân viên bán hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hóa đơn cho khách hàng
- Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt cho nhân viên bán hàng thì nhân viên bán hàng sẽ nhận tiền và mang về nhập quỹ, nếu thanh toán bằng tiền gửi thì khách hàng sẽ chuyển khoản vào tài khoản của công ty.
- Định khoản
Ghi nhận doanh thu bán hàng
- Nợ TK 111, 131 Tổng nợ thanh toán
Có TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
Ghi nhận giá vốn hàng bán
Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán
Có TK 152, 155, 156…
2. Các bước thực hiện
- Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng, nhấn chọn Chứng từ bán hàng. Người dùng khai báo Thông tin chung (1), ở phần Loại giao dịch chọn Bán hàng trong nước.
Màn hình khai báo Chứng từ bán hàng trong nước
- Người dùng lựa chọn hình thức thanh toán là Chưa thu tiền hoặc Thu tiền ngay (Phương thức thu bằng Tiền mặt hoặc Ngân hàng).
- Tại mục Hóa đơn, người dùng lựa chọn Xuất hóa đơn ngay hoặc Chưa xuất hóa đơn. Khi lựa chọn Xuất hóa đơn ngay, phần mềm sẽ hiển thị thêm tab Hóa đơn để người dùng điền thông tin.
- Người dùng tích vào ô Phiếu xuất kho nếu muốn lập chứng từ bán hàng đồng thời hiển thị tự động tab Phiếu xuất kho và tab Giá vốn.
- Bước 2: Tại tab Phiếu thu/Chứng từ ghi nợ, người dùng nhập Thông tin chứng từ (2) và Thông tin giao dịch (3).
Màn hình khai báo tab Phiếu thu/Chứng từ ghi nợ
- Bước 3: Tại tab Phiếu xuất kho, thông tin sẽ được phần mềm lấy từ Phiếu thu/Chứng từ ghi nợ sang. Người dùng hoàn thiện Thông tin chứng từ (4) và Thông tin giao dịch (5) nếu có nhu cầu.
Màn hình khai báo tab Phiếu xuất kho
- Bước 4: Tại tab Hóa đơn, người dùng hoàn thiện Thông tin chứng từ (6) và Thông tin giao dịch (7) .Sau đó người dùng chọn Loại tiền (8). Đối với loại tiền là Ngoại tệ, người dùng cần nhập tỷ giá. Tại tab Giao dịch, người dùng khai báo thông tin Giao dịch (9).
Màn hình khai báo tab Giao dịch
- Người dùng chọn các vật tư, hàng hóa, dịch vụ được bán cho khách hàng, phần mềm sẽ tự động định khoản theo nghiệp vụ Bán hàng trong nước. Đồng thời người dùng khai báo các thông tin về: số lượng, đơn giá, chiết khấu,…cho các mặt hàng này.
- Bước 5: Tại tab Thuế, người dùng khai báo thông tin Thuế (10).
Màn hình khai báo tab Thuế
- Người dùng khai báo thông tin thuế GTGT (nếu có) của hàng hoá được bán ra, phục vụ cho việc lấy dữ liệu lên bảng kê bán ra.
- Bước 6:Tại tab Giá vốn, người dùng khai báo thông tin Giá vốn (11)
Màn hình khai báo tab Giá vốn
- Ở tab Giá vốn, phần mềm tự động điền các thông tin Kho, TK giá vốn, TK kho theo thông tin người dùng khai báo về hàng hóa trong phân hệ Vật tư hàng hóa. Đơn giá vốn và giá vốn sẽ được hiển thị tùy theo phương pháp tính giá xuất kho mà người dùng lựa chọn. Sau khi khai báo đầy đủ thông tin chứng từ, người dùng nhấn Ctrl + S hoặc nút Lưu trên thanh công cụ để lưu chứng từ.
