1. - Nếu phát hiện hàng mua về không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng đã ký, khách hàng thoả thuận với doanh nghiệp trả lại hàng đã mua.  

2. - Với Khách hàng là doanh nghiệp tổ chức có khả năng xuất hoá đơn thì KH tiến hành xuất hàng và hóa đơn trả lại hàng, nếu khách hàng là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.  

3. - Nhân viên kinh doanh nhận hóa đơn (hoặc biên bản thu hồi hoá đơn và hoá đơn đã xuất cho KH nếu KH là đối tượng không có hóa đơn) và hàng hóa.  

4. - Nhân viên kinh doanh đề nghị nhập kho hàng bị trả lại.  

5. - Kế toán kho lập Phiếu nhập kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.  

6. - Căn cứ vào Phiếu nhập kho, Thủ kho nhập kho hàng bị trả lại và ghi Sổ kho.  

7. - Kế toán bán hàng căn cứ vào hóa đơn bán hàng do khách hàng trả lại, thực hiện hạch toán và ghi sổ kế toán.  

• Định khoản   

1. Nhận lại hàng bị trả lại  

2. Thanh toán với người mua số tiền hàng bị trả lại  

• Bước 1: Tại phân hệ Bán hàng, nhấn chọn Trả lại hàng bán.  

• Bước 2: Tại màn hình Trả lại hàng bán, người dùng chọn Loại giao dịch rồi nhấn  tại ô Truy vấn phiếu phần mềm sẽ hiển thị màn hình Chọn chứng từ bán hàng để tìm kiếm chứng từ bán hàng trả lại.   

• - Người dùng chọn các điều kiện tìm kiếm chứng từ (1): Chi nhánh, Khoảng thời gian chứng từ, Tên hàng, Số phiếu, Loại giao dịch, Khách hàng.  

• - Nhấn Enter hoặc Tìm, màn hình hiển thị danh sách các chứng từ theo điều kiện tìm kiếm.   

• - Người dùng tích chọn chứng từ cần trả lại (2).   

• Nhấn Chọn (3) để quay lại màn hình Trả lại hàng bán.   

• Bước 3: Tại màn hình Trả lại hàng bán, tại (4) người dùng nhấn chọn Giảm trừ công nợ nếu phiếu bán hàng chưa thanh toán; nếu không, nhấn chọn Thanh toán ngay.  Trong trường hợp nhấn Thanh toán ngay, người dùng cần nhập thêm phương thức thu tiền tại ô PT Thanh toán (5).  

• Bước 4: Hệ thống sẽ mặc định tích chọn Phiếu nhập kho (6) trong trường hợp trả lại hàng bán nhập kho luôn. Ngược lại, phần mềm mặc định bỏ chọn nếu trả lại hàng bán không nhập kho.    

• Bước 5: Người dùng nhập Thông tin chứng từ (7) và Thông tin giao dịch (8)   

- Thông tin Khách hàng và Phiếu tham chiếu được hệ thống tự động cập nhật từ màn hình chọn chứng từ bán hàng. Nếu sửa các thông tin này, mối liên quan với chứng từ bán hàng đã chọn sẽ không còn. 

- Các trường thông tin còn lại, người dùng tự nhập. Sau đó, người dùng nhấn chọn Loại tiền (9). Đối với loại tiền là Ngoại tệ, người dùng cần nhập tỷ giá.  

- Tại tab Giao dịch, người dùng khai báo thông tin Giao dịch (10), Nhập Số lượng hàng mua trả lại và sửa các trường thông tin khác nếu cần.  

• Bước 6: Tại tab Thuế, Phần mềm sẽ lấy tự động lấy thông tin tab thuế trên chứng từ bán hàng bị trả lại (11)  

• Bước 7: Tại tab Giá vốn (12), Phần mềm sẽ tự động lấy thông tin giá vốn đã khai báo ở chứng từ bán hàng.   

• Cho phép nhập tay đơn giá. => Áp dụng trong trường hợp kế toán muốn nhập chính xác đơn giá vốn của hàng bán bị trả lại.  

• Lấy theo giá xuất kho, sẽ được phần mềm tự động điền khi người dùng Tính giá xuất kho cuối kỳ. 

• Nhấn Lưu (Ctrl+S) để lưu chứng từ.    

1. Nếu trong phần mềm không có phiếu bán hàng để truy vấn, người dùng có thể nhập tay các thông tin chứng từ, giao dịch và định khoản trên màn hình chứng từ Trả lại hàng bán.   

2. Trong trường hợp muốn thêm mới chứng từ, nhấn Thêm (Ctrl+N) (13) rồi thực hiện lại các bước như trên.