1. Mục đích
- Khi phát sinh nghiệp vụ Thêm, Sửa, Xóa chứng từ vào trước ngày của chứng từ đã lập sẽ làm cho các số chứng từ cùng loại không được đánh số liên tục theo quy tắc đã thiết lập, phần mềm cho phép đánh lại số chứng từ đồng thời thiết lập lại các quy tắc đánh số chứng từ (nếu cần).
2. Cách thực hiện
- Bước 1: Trên thanh công cụ nhấn nút Tiện ích chung (1)/Đánh lại số chứng từ (2).
Màn hình Tổng quan
- Bước 2: Tại màn Đánh lại số chứng từ chọn Thời gian và Loại chứng từ cần đánh lại số, sau đó nhấn Lấy dữ liệu (1). Hệ thống sẽ hiển thị danh sách chứng từ theo điều kiện tìm kiếm đã thiết lập.
Màn hình Đánh lại số chứng từ
- Bước 3: Nhấn nút Đánh lại số CT (3), hệ thống sẽ đánh lại và hiển thị danh sách Số chứng từ mới được đánh theo quy tắc trên theo thứ tự tăng dần.
- Quy tắc đánh số chứng từ (2) thể hiện theo quy tắc đã thiết lập sẵn trong phần Tiện ích chung/Quy tắc đánh số chứng từ, người dùng có thể sửa lại tại (2).
- Số chứng từ bao gồm các phần sau: Ký hiệu chứng từ + Số chứng từ. Ví dụ: Số chứng từ MH/22/001 có Ký hiệu chứng từ = MH/22/, Số chứng từ = 001.
+ Ký hiệu chứng từ: Là phần tiền tố cố định, thể hiện các ký hiệu trước của số chứng từ (Ví dụ: MH/22/).
+ Số chứng từ: Được thiết lập dựa trên 2 tham số
* Giá trị mới nhất phần số: Thể hiện số chứng từ gần nhất được đánh trên hệ thống (Ví dụ: Muốn đánh số chứng từ bắt đầu là 001, tiếp theo là 002... thì Giá trị mới nhất phần số sẽ là: 1).
* Tổng ký tự phần số: Là số lượng ký tự phần số của chứng từ (Ví dụ: Số chứng từ 001 thì Tổng ký tự phần số sẽ là: 3).
Lưu ý: Người dùng có thể sắp xếp lại thứ tự của các chứng từ phát sinh trong cùng một ngày trước khi thực hiện đánh lại số chứng từ bằng cách sử dụng Mũi tên lên/xuống.
- Bước 4: Chọn Lưu (3) hệ thống sẽ cập nhật toàn bộ số chứng từ mới thay thế cho số chứng từ hiện tại tương ứng trên hệ thống.
Lưu ý: Số chứng từ mới đầu tiên sẽ được lấy theo giá trị được nhập tại mục Giá trị bắt đầu phần số.
