1. Mục đích
- Cho phép nhập số dư ban đầu cho các tài khoản kế toán theo dõi chi tiết theo đối tượng như 112, 131, 141, 331,...
2. Cách thực hiện
- Bước 1: Vào thanh Menu (1)/Nhập số dư ban đầu (2)/Số dư đầu kỳ (3).
Màn hình Menu chính
- Bước 2: Tại màn Số dư đầu kỳ, chọn các thông tin tham chiếu tại (4), sau đó nhấn Xem.
- Chi nhánh: Chọn chi nhánh cần nhập SDĐK
- Loại tiền : Chọn loại tiền cần nhập SDĐK (nhập riêng SDĐK cho từng loại tiền)
- Năm : Năm tài chính cần nhập SDĐK
- Bước 3: Trỏ chuột tại tài khoản cần nhập số dư nhấn Sửa (5) sau đó nhập số dư chi tiết theo từng đối tượng
- Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng
+ Chọn Số TK ngân hàng cần nhập số dư (Số TK ngân hàng phải được khai báo trước tại Menu/Danh mục/Ngân hàng/Tài khoản ngân hàng).
+ Nhập số dư Bên Nợ sau đó nhấn Enter để số liệu ở bảng chi tiết được cập nhật lên số dư tổng và thêm dòng mới.
Màn hình Nhập số dư đầu kỳ tài khoản 112
- Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng
+ Chọn Mã đối tượng cần nhập số dư (Mã đối tượng phải được khai báo trước tại Menu/Danh mục/Đối tượng/Đối tác với loại đối tác là Khách hàng hoặc Cả hai).
+ Nhập số dư Bên Nợ hoặc Bên Có sau đó nhấn Enter để số liệu ở bảng chi tiết được cập nhật lên số dư tổng và thêm dòng mới.
Màn hình nhập số dư đầu kỳ tài khoản 131
- Nếu có nhu cầu theo dõi chi tiết công nợ Chi tiết theo Hóa đơn hoặc Chi tiết theo đối tượng quản trị (không bắt buộc):
+ Nhấn nút Nhập chi tiết số dư
+ Tại tab Chi tiết theo hóa đơn hoặc Chi tiết theo đối tượng quản trị, nhập liệu thông tin chi tiết số dư từng Hóa đơn, Khoản mục chi phí, Đối tượng THCP, Công trình,...
+ Nhấn Đồng ý để lưu lại thông tin và đóng màn hình Nhập chi tiết số dư.
Màn hình nhập chi tiết số dư
- Tài khoản 141 - Tạm ứng
+ Chọn Mã đối tượng cần nhập số dư:
* Nếu đối tượng là nhân viên thì phải được khai báo trước tại Menu/Danh mục/Nhân viên và thực hiện Tạo đối tác từ NV.
* Đối tượng còn lại thì phải được khai báo trước tại Menu/Danh mục/Đối tượng/Đối tác với loại đối tác là Khách hàng hoặc Cả hai.
+ Nhập số dư Bên Nợ hoặc Bên Có sau đó nhấn Enter để số liệu ở bảng chi tiết được cập nhật lên số dư tổng và thêm dòng mới.
Màn hình nhập số dư tài khoản 141
- Nếu có nhu cầu theo dõi chi tiết công nợ Chi tiết theo Hóa đơn hoặc Chi tiết theo đối tượng quản trị (không bắt buộc):
+ Nhấn nút Nhập chi tiết số dư
+ Tại tab Chi tiết theo hóa đơn hoặc Chi tiết theo đối tượng quản trị, nhập liệu thông tin chi tiết số dư từng Hóa đơn, Khoản mục chi phí, Đối tượng THCP, Công trình....
+ Nhấn Đồng ý để lưu lại thông tin và đóng màn hình Nhập chi tiết số dư.
Màn hình Nhập số dư chi tiết
- Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán
+ Chọn Mã đối tượng cần nhập số dư (Mã đối tượng phải được khai báo trước tại Menu/Danh mục/Đối tượng/Đối tác với loại đối tác là Nhà cung cấp hoặc Cả hai).
+ Nhập số dư Bên Nợ hoặc Bên Có sau đó nhấn Enter để số liệu ở bảng chi tiết được cập nhật lên số dư tổng và thêm dòng mới.
Màn hình nhập số dư đầu kỳ tài khoản 331
- Nếu có nhu cầu theo dõi chi tiết công nợ Chi tiết theo Hóa đơn hoặc Chi tiết theo đối tượng quản trị (không bắt buộc):
+ Nhấn nút Nhập chi tiết số dư
+ Tại tab Chi tiết theo hóa đơn hoặc Chi tiết theo đối tượng quản trị, nhập liệu thông tin chi tiết số dư từng Hóa đơn, Khoản mục chi phí, Đối tượng THCP, Công trình,...
+ Nhấn Đồng ý để lưu lại thông tin và đóng màn hình Nhập chi tiết số dư
Màn Nhập chi tiết số dư
- Bước 4: Nhấn nút Lưu (6) để lưu thông tin.
Lưu ý:
Nếu số dư trên bảng chi tiết không khớp với số dư tổng của tài khoản -> Hệ thống sẽ xuất hiện Cửa sổ thông báo để cảnh báo trên màn hình -> Người dùng tắt thông báo -> Kiểm tra và điều chỉnh lại số liệu trên bảng chi tiết và đảm bảo khớp với số dư tổng để số liệu trên các báo cáo lấy lên chính xác.
- Ngoài ra người dùng có thể nhập số dư đầu kỳ bằng cách Nhập excel.
Màn hình Nhập excel Số dư đầu kỳ
- Đối với những tài khoản có tiểu khoản thì người dùng nhập số dư đầu kỳ của từng tiểu khoản cấp chi tiết nhất (không được phép nhập số dư vào tài khoản cấp cha), phần mềm sẽ tự động tổng hợp số dư đầu kỳ cho các tài khoản cấp cha.
Màn hình Số dư đầu kỳ
