1. Mục đích :
- Cho phép lập tất cả các chứng từ liên quan đến việc chi tiền mặt tại doanh nghiệp bao gồm: trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt, gửi tiền vào ngân hàng, chi tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt...
2. Các bước thực hiện
- Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt, nhấn chọn Chi tiền mặt. Người dùng khai báo Thông tin chứng từ (1) và Thông tin giao dịch (2).
Màn hình khai báo thông tin chung của Chi tiền mặt
- Tại Thông tin chứng từ (1) người dùng nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ (ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng ngày chứng từ), riêng Số chứng từ sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập.
- Tại Thông tin giao dịch (2):
+ Đối tác: Người dùng có thể chọn nhà cung cấp, khách hàng, hoặc nhân viên trong công ty.
+ Địa chỉ: Phần mềm tự động lấy theo thông tin của Đối tác. Trường hợp chưa khai báo người dùng có thể tự nhập.
+ Phiếu tham chiếu: Cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến phiếu chi đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần.
+ Lý do chi: Hệ thống đã tự động liệt kê một số lý do chi như: Tạm ứng cho nhân viên, Gửi tiền vào ngân hàng và Chi khác (bao gồm các lý do còn lại ngoài các lý do trên). Khi kế toán thay đổi lý do chi, hệ thống sẽ tự động thay đổi giao diện nhập liệu của chứng từ để phù hợp với việc lưu trữ thông tin. Cụ thể như sau:
+ Tạm ứng cho nhân viên (3): Khi chọn lý do thu này, phần mềm sẽ tự động điền tài khoản hạch toán vào Tài khoản (4) .
Định khoản: Nợ TK 141 Tạm ứng
Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)
Màn hình định khoản cho Tạm ứng cho nhân viên
- Gửi tiền vào ngân hàng (5): Khi chọn lý do thu này, phần mềm sẽ tự động điền tài khoản hạch toán vào Tài khoản (6) và người dùng khai báo thêm mục Tài khoản ngân hàng (7) để chọn tài khoản ngân hàng người dùng gửi tiền.
Định khoản: Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng (1121, 1122)
Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)
Màn hình định khoản cho Gửi tiền vào ngân hàng
- Chi khác (8): Khi chọn lý do chi này phần mềm sẽ để người dùng tự hạch toán ở mục Tài khoản (9).
Định khoản:
Nợ TK 121 Chứng khoán kinh doanh
Nợ TK 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn (TT200)
Nợ TK 1386 Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (TT133)
Nợ TK 341 Vay và nợ thuê tài chính
Nợ TK 336 Phải trả nội bộ
Nợ TK 641 Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp (TT200)
Nợ TK 6421, 6422 Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (TT133)
Nợ TK …
Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)
Màn hình định khoản cho Chi khác
- Ở mục Tài khoản (9) phần mềm mặc định có TK 1111 và TK nợ người dùng tự khai báo.
- Khi chọn Lý do chi khác, phần mềm hiển thị thêm tab Thuế, cho phép khai báo thông tin liên quan đến thuế GTGT ( nếu có).
Hình ảnh Tab Thuế
- Bước 2: Người dùng chọn Loại tiền (10). Khi chọn loại tiền Ngoại tệ, người dùng cần nhập tỷ giá.
Màn hình khai báo Loại tiền
Khi người dùng chọn loại tiền Ngoại tệ, thì ở phần Định khoản (11) phần mềm mặc định có TK 1112 và có thêm cột Tỷ giá xuất quỹ, Thành tiền quy đổi theo TGXQ, Chênh lệch, Mã TK chênh lệch tỉ giá và Tên TK chênh lệch tỉ giá. Các cột này sẽ được phần mềm tính và tự động điền sau khi Lưu.
- Bước 3: Người dùng nhập đầy đủ thông tin cho phần Định khoản (12). Cột Số tiền người dùng bắt buộc nhập, các cột thông tin khác người dùng nhập theo nhu cầu quản lý. Sau khi khai báo đầy đủ thông tin chứng từ, người dùng nhấn F8 hoặc nút Lưu trên thanh công cụ.
Màn hình định khoản Chi tiền mặt
