1. 1. Mục đích 

• Cho phép người dùng lập các chứng từ mua hàng trong nước về nhập kho 

2. Các bước thực hiện 

• Bước 1:Tại phân hệ Mua hàng, nhấn chọn Chứng từ mua hàng. 

• Bước 2: Tại màn hình Chứng từ mua hàng. 

- Loại giao dịch: Chọn Mua hàng trong nước qua kho (1). 

- Chọn Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay:  

+  Nếu chọn Chưa thanh toán: Phần mềm ghi nhận bút toán công nợ tại tab Chứng từ giao dịch. 

+  Nếu chọn Thanh toán ngay: Chọn thêm Phương thức TT: Tiền mặt, Ủy nhiệm chi, Séc tiền mặt hay Séc chuyển khoản (2). Đồng thời phần mềm hiển thị thêm tab Phiếu thanh toán và định khoản tương ứng. 

- Hóa đơn (3): Chọn trạng thái hóa đơn của chứng từ. 

+  Nhận kèm hóa đơn: Phần mềm hiển thị thêm tab Hóa đơn và tab Thuế để người dùng nhập thông tin hóa đơn. 

+ Chưa nhận hóa đơn: Có thể nhận hóa đơn sau. 

+ Không có hóa đơn. 

- Tại màn hình Chứng từ giao dịch: Nhập Thông tin chứng từ và Thông tin giao dịch. 

+ Chi nhánh, Ngày hạch toán, Ngày chứng từ (Ngày hạch toán không được nhỏ hơn Ngày chứng từ) 

+ Nhà cung cấp (bắt buộc nếu chọn Chưa thanh toán). 

+ Các trường thông tin còn lại người dùng tự nhập tùy theo nhu cầu quản lý. 

- Tại màn hình Phiếu thanh toán (trường hợp mua hàng thanh toán ngay) nhập các trường thông tin tương tự tab Chứng từ giao dịch.  

- Tại màn hình Hóa đơn (trường hợp nhận kèm hóa đơn) nhập thêm thông tin Ký hiệu hóa đơn và Số hóa đơn (4). 

- Tại màn hình Mua hàng: 

+ Click đúp chuột vào cột Mã hàng (6) để chọn các mã hàng từ danh mục Vật tư hàng hóa đã khai báo. 

+ Mã kho, Mã TK Nợ, ĐVT: Lấy theo thông tin khai báo ngầm định trên danh mục VTHH, người dùng có thể bổ sung hoặc sửa lại thông tin. 

+ Mã TK Có:  

* Nếu chọn Chưa thanh toán: TK công nợ sẽ là TK 331 

* Nếu chọn Thanh toán ngay: Tk công nợ sẽ là TK 111, 112,… tùy thuộc vào Phương thức thanh toán và Loại tiền. 

+ Số lượng, Đơn giá (7) (bắt buộc), hệ thống sẽ tự động tính cột Thành tiền (8). 

+ Các trường thông tin còn lại người dùng tự nhập tùy theo nhu cầu quản lý. 

Màn hình Tab Mua hàng 

+ Phân bổ CPMH: Để phân bổ chi phí mua hàng vào giá trị hàng nhập kho trong trường hợp chi phí mua hàng là cùng một hóa đơn. 

* Tại tab Mua hàng chọn Mã hàng tương ứng chi phí mua hàng (tính chất dịch vụ và đã tích vào ô là chi phí mua hàng khi khai báo danh mục VTHH). 

* Nhấn nút Phân bổ CPMH màn hình sẽ hiển thị thông báo ‘Đã phân bổ thành công’.  

Lưu ý: hệ thống sẽ tự động phân bổ theo Tiêu thức phân bổ đã chọn ở màn khai báo danh mục vật tư hàng hóa 

- Tại màn hình Thuế (trong trường hợp mua hàng Nhận kèm hóa đơn): 

+ Thuế suất: Tự động lấy theo khai báo ngầm định trên danh mục VTHH, người dùng có thể chọn lại, phần mềm tính và hạch toán Số thuế GTGT.

Màn hình khai báo tab Thuế 

- Tại tab Chi phí mua hàng: Nếu phát sinh chi phí mua hàng nằm ngoài hóa đơn, người dùng thực hiện phân bổ chi phí mua hàng vào giá trị hàng nhập kho 

+ Nhấn nút Chọn (9) để truy vấn chi phí mua hàng (đã được hạch toán ở phiếu mua dịch vụ trước đó à chi tiết xem tại phần Chứng từ mua dịch vụ). 

* Tại màn Chọn chứng từ Chi phí mua hàng: Thiết lập các điều kiện truy vấn Chi nhánh, Khoảng thời gian tìm kiếm và Nhà cung cấp (không bắt buộc), sau đó nhấn Tìm. 

* Tích chọn chứng từ chi phí cần phân bổ sau đó nhấn nút Đồng ý (10) để quay lại màn hình chứng từ mua hàng qua kho  

Lưu ý: Nếu chi phí không phân bổ hết lần này, nhập tay số tiền tại cột Số phân bổ kỳ này. 

Màn hình Chọn chứng từ chi phí mua hàng 

+ Phân bổ chi phí mua hàng vào giá trị nhập kho của các loại hàng hóa:  

* Nhấn nút PB (11), hệ thống sẽ hiển thị Xác định chi phí phân bổ. 

* Lựa chọn Cách phân bổ, sau đó nhấn nút Phân bổ (12), người dùng có thể theo dõi kết quả phân bổ ở bảng bên dưới.  

• Bước 5: Nhấn nút Lưu để lưu thông tin chứng từ. 

• * Lập hàng loạt bằng tính năng Nhập Excel -> Chi tiết xem tại Nhập Excel chứng từ. 

• * Lập hàng loạt bằng tính năng Accouting BOT (Xử lý tự động chứng từ mua hàng) -> Chi tiết xem tại Accouting BOT.