1. Mục đích 

• Công cụ hỗ trợ tải hóa đơn từ trang  Hoadondientu.gdt.gov.vn của Tổng cục thuế về phần mềm kế toán Info ERP. 

• Sau khi tải hóa đơn từ TCT về hệ thống hỗ trợ xử lý và lập chứng từ hạch toán. 

2. Cách thực hiện 

• Bước 1: Vào phân hệ Mua (Bán) hàng (1)/ Xử lý tự động chứng từ mua (bán) hàng (2) nhấn nút Lấy hóa đơn (3). 

Màn hình Tải dữ liệu hóa đơn 

Lưu ý: Ngoài việc tải hóa đơn từ trang của TCT, người dùng có thể tải hàng loạt hóa đơn lên hệ thống bằng cách nhấn nút Chọn file hoặc Thêm file sau đó chọn và đẩy file .xml hóa đơn đã lưu sẵn trên máy tính lên phần mềm. 

• Bước 2: Tại màn hình Tải dữ liệu hóa đơn chọn Chi nhánh (4) cần tải hóa đơn. 

*Lưu ý: MST của chi nhánh phải được khai báo tại màn Menu/Danh mục/ Cơ cấu tổ chức, MST này phải trùng với MST người mua hoặc người bán trên hóa đơn. 

• Bước 3: Nhấn nút Đồng bộ dữ liệu từ trang HĐĐT của TCT (5) hệ thống hiển thị cửa sổ Đăng nhập web Tổng cục thuế. 

Màn hình Đăng nhập web Tổng cục thuế 

- Tên đăng nhập và Mật khẩu: Người dùng nhập thông tin đăng nhập trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ (đã được Tổng cục thuế cấp khi đăng ký sử dụng HDĐT). 

- Mã captcha: Không phân biệt viết hoa, viết thường. 

- Tích chọn ô Chúng tôi đồng ý ủy quyền cho Accounting BOT hỗ trợ tải hóa đơn của doanh nghiệp mình từ web TCT về. 

- Nhấn Đăng nhập (6) để thực hiện bước tiếp theo. 

• Bước 4: Tại màn Đồng bộ dữ liệu từ trang HĐĐT của TCT người dùng nhập các điều kiện tải hóa đơn, Sau đó nhấn Đồng bộ (7) để thực hiện đồng bộ hóa đơn từ Tổng cục thuế. 

Màn hình Đồng bộ dữ liệu từ trang HDĐT của TCT 

- Ngày lập hóa đơn: Nếu doanh nghiệp có số lượng hóa đơn quá lớn nên chia nhỏ khoảng thời gian tải để đảm bảo tốc độ và hiệu suất tải tối ưu nhất. 

- Loại hóa đơn: người dùng có thể tải từng loại hoặc tải cùng lúc Hóa đơn đầu vào, Hóa đơn bán ra. 

- Hóa đơn: người dùng có thể chọn tải cả Hóa đơn điện tử và Hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền. 

• Sau khi thực hiện đồng bộ hệ thống sẽ hiển thị thông báo kết quả đồng bộ. 

• Nếu trong quá trình đồng bộ gặp gián đoạn dẫn tới hệ thống chỉ tải được một phần -> Người dùng có thể tải về file excel để xem lại -> Lần tiếp theo người dùng thực hiện đồng bộ hóa đơn hệ thống chỉ đồng bộ tiếp những hóa đơn chưa được thực hiện. 

• Bước 5: Tích chọn (8) hóa đơn cần tải về, sau đó nhấn Lưu (9) để lưu hóa đơn về phần mềm kế toán InfoERP. 

  
  

  
  

  Màn hình Tải dữ liệu hóa đơn 

  
  

• Định dạng file: Hệ thống tải về các định dạng file tương ứng của hóa đơn trên TCT: 

• Người dùng có thể mở và xem lại hóa đơn bằng cách nhấn vào cột HTML. 

• Nếu cột HTML và XML đều để trống -> Không tải được file xml từ TCT -> Do trên TCT các hóa đơn này không có hồ sơ gốc, thường là hóa đơn điện lực, viễn thông, phí ngân hàng,... Phần mềm vẫn hỗ trợ tải về, đọc và xử lý các hóa đơn này. 

• Loại hóa đơn: Hệ thống tự phân loại hóa đơn tải về dựa vào MST chi nhánh đã khai báo 

• Hóa đơn đầu vào: Nếu MST người mua trên hóa đơn trùng với MST chi nhánh. 

• Hóa đơn bán ra: Nếu MST người bán trên hóa đơn trùng với MST chi nhánh. 

• Không xác định: Nếu không có MST nào trên hóa đơn trùng với MST chi nhánh. 

• Trạng thái HĐ: 

• Hệ thống tải hóa đơn về đúng trạng thái của hóa đơn trên trang TCT tại thời điểm thực hiện đồng bộ, không tự động update trạng thái nếu hóa đơn đã được tải về và lập chứng từ. 

• Đối với những hóa đơn trên TCT có trạng thái ‘Hủy’, ‘Đã bị thay thế’ hoặc ‘Không đủ điều kiện cấp mã của CQT’  tại thời điểm thực hiện đồng bộ thì hệ thống sẽ không tải về. 

• Bước 6: Nhấn Đóng (10) để kết thúc. 

• Sau khi thực hiện lưu hóa đơn về phần mềm kế toán InfoERP người dùng cần thực hiện thao tác Xử lý chứng từ mua/bán hàng để lập chứng từ hạch toán nghiệp vụ kế toán trên phần mềm -> Nếu chưa được xử lý các hóa đơn này chỉ ở tình trạng hóa đơn nháp chưa lên sổ sách, báo cáo. 

• Để xem lại Lịch sử và tình trạng xử lý hóa đơn nhấn nút Lịch sử (1). Chọn lại khoảng thời gian tìm kiếm (2) và nhấn nút Tìm (3).