1. Mục đích 

• Sau khi tải hóa đơn từ trang của Tổng cục thuế, hệ thống hỗ trợ xử lý thông tin và gợi ý nhập liệu nhanh để lập chứng từ mua hàng và hạch toán nghiệp vụ kế toán vào phần mềm kế toán InfoERP. 

• 2. Các bước thực hiện 
  

• Bước 1: Tại phân hệ Mua hàng (1)/ Xử lý tự động chứng từ mua hàng (2) nhấn nút Xử lý dữ liệu (3) để lấy lên các hóa đơn đã tải về từ TCT trước đó. 

Màn hình Xử lý tự động chứng từ mua hàng 

- Hệ thống hiển thị thông báo (4), do khi hệ thống xử lý thông tin hóa đơn đồng thời sẽ sinh ra các mã hàng mới và đặt mặc định tính chất là Vật tư hàng hóa. Người dùng nhấn “Có” để kiểm tra và sửa lại phù hợp trước khi xử lý hóa đơn thành chứng từ. 

Màn hình thông tin tạo mới vật tư hàng hóa  

• Bước 2: Thực hiện xử lý hóa đơn 

- Thông tin chung: Người dùng tích chọn (5) để xử lý hàng loạt hóa đơn hoặc xử lý từng hóa đơn. 

Màn hình Xử lý tự động chứng từ mua hàng 

- Các thông tin Loại giao dịch, Phương thức TT,… được thiết lập mặc định, người dùng chọn lại thông tin phù hợp  hoặc nhấn Thay đổi dữ liệu mặc định (Chèn link hướng dẫn) để thay đổi hàng loạt theo nhu cầu. 

Màn hình Thiết lập giá trị mặc định cho chứng từ 

- Mã nhà cung cấp được dò tìm tự động theo Mã số thuế và Tên trên hệ thống danh mục đối tác của phần mềm: 

+ Nếu thông tin nhà cung cấp đã được khai báo, hệ thống sẽ tự động lấy theo mã đã có. 

+ Nếu thông tin nhà cung cấp chưa có trên hệ thống phần mềm sẽ tự động sinh mã mới, mã mới được tạo theo mã số thuế trên hóa đơn. 

+ Các thông tin còn lại được lấy theo thông tin của hóa đơn. 

- Chi tiết: Nội dung chi tiết hàng hóa trong từng hóa đơn 

- Mã hàng được dò tìm tự động theo Tên hàng trên hệ thống danh mục Vật tư hàng hóa của phần mềm, người dùng có thể chọn lại mã hàng: 

Màn hình Xử lý tự động chứng từ mua hàng 

- Nếu tên hàng hóa đã có trên hệ thống sẽ tự động lấy theo mã đã có. 

- Nếu tên hàng hóa chưa có trên hệ thống, hệ thống tự động sinh mã hàng mới tại Bước 1. 

- Nếu chọn Loại giao dịch là Dịch vụ, hệ thống sẽ đổi tính chất hàng hóa từ Vật tư hàng hóa thành Dịch vụ khi người dùng nhấn Có. 

Màn hình Xử lý tự động chứng từ mua hàng 

- Mã kho, TK Nợ, TK Có,.. được thiết lập mặc định, người dùng chọn lại thông tin phù hợp  hoặc nhấn Thay đổi dữ liệu mặc định để thay đổi hàng loạt theo nhu cầu. 

- Các thông tin còn lại:Tên hàng, Số lượng, Đơn vị, Đơn giá, Số tiền,…. Được lấy theo thông tin trên hóa đơn 

- Gộp mặt hàng: Người dùng có thể gộp toàn bộ hoặc một phần hàng hóa trên hóa đơn thành một mã hàng, (Ví dụ: hóa đơn dịch vụ ăn uống, không có nhu cầu theo dõi chi tiết từng mặt hàng). 

Màn hình Gộp mặt hàng  

• Bước 3: Nhấn Kiểm tra (6) để kiểm tra thông tin hạch toán. Nếu phát hiện lỗi, hệ thống sẽ hiển thị ở phần Thông tin lỗi, người dùng xử lý các lỗi phát sinh sau đó kiểm tra lại cho đến khi hệ thống báo kiểm tra thành công. 

Màn hình Kiểm tra lỗi dữ liệu 

Màn hình thông báo kiểm tra dữ liệu thành công   

• Bước 4: Nhấn Lưu (7) tất cả các thông tin hóa đơn đã nhập trên dữ liệu sẽ được lập chứng từ mua hàng tương ứng và chuyển sang màn hình Danh sách mua hàng. 

- Nhấn “Có” để xem lại chứng từ đã lập, người dùng có thể sửa/ xóa chứng từ đã lập 

• Lưu ý: 

• Các hóa đơn đã được lập chứng từ sẽ không còn hiển thị trên màn hình Xử lý tự động chứng từ mua hàng và đồng thời được cập nhật trạng thái Đã lập chứng từ trên công cụ Accounting Bot. 

  
  

  Màn hình Lịch sử tải hóa đơn