1. Mục đích
- Hệ thống hỗ trợ người dùng lập các chứng từ kế toán khác ngoài các chứng từ đã được lập trên các phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi, Mua hàng, Bán hàng,…
2. Các bước thực hiện
- Bước 1: Vào phân hệ Tổng hợp, nhấn chọn Chứng từ khác.
- Bước 2: Tại màn hình nhập liệu khai báo các Thông tin chứng từ (1) và Thông tin hạch toán (2) của chứng từ.
Màn hình thông tin chứng từ và thông tin hạch toán
- Bước 3: Chọn Loại tiền
- Nếu chọn loại tiền là VND, hệ thống để mặc định tỷ giá là 1.
- Nếu chọn loại tiền là Ngoại tệ, người dùng phải nhập tỷ giá tại ô bên cạnh.
+ Sau khi nhập số tiền bằng ngoại tệ tại cột Số tiền NT, hệ thống sẽ tự động quy đổi ra tiền VND tại cột Số tiền quy đổi theo tỷ giá người dùng nhập.
Màn hình chọn Loại tiền
- Bước 4: Nhập thông tin định khoản chi tiết.
- Các trường thông tin bắt buộc nhập:
+ Tại tab Giao dịch: TK nợ, TK có, Số tiền
+ Tại tab Thuế: Tất cả các trường thông tin (trừ Mã mẫu số, Mẫu số hóa đơn, Ký hiệu). Riêng ô Mã đối tượng, người dùng có thể chọn lại hoặc hệ thống sẽ lấy tự động từ ô Đối tượng Nợ (TK 1331) và ô Đối tượng Có (TK 33311) tại tab Giao dịch.
Lưu ý: Có thể sửa tay Tiền thuế GTGT trên tab Thuế. Nếu Giá trị HHDV trước thuế và Thuế suất thay đổi thì hệ thống sẽ tự động tính lại giá trị.
- Một số trường hợp đặc biệt sau người dùng cần chú ý:
+ Với tài khoản tiền gửi (1121, 1122, 1123), hệ thống sẽ hiển thị thêm cột TK ngân hàng để người dùng điền thêm thông tin về tài khoản ngân hàng:
+ Nếu ở bên nợ thì hiển thị TK ngân hàng Nợ, nếu ở bên có thì hiển thị TK ngân hàng Có.
Tab giao dịch (chi tiền ngân hàng)
- Chi ngoại tệ (Với Loại tiền là ngoại tệ và TK có là 1112 hoặc 1122):
- Hệ thống hiển thị thêm các cột TGXQ, Số tiền quy đổi theo TGXQ, Chênh lệch, Mã TK xử lý, Tên TK xử lý. Sau khi nhấn lưu chứng từ, giá trị các cột này được tự động cập nhật.
+ Nếu tỷ giá nhập < Tỷ giá xuất quỹ (lỗ tỷ giá), Mã TK xử lý là TK 635_Chi phí tài chính.
+ Nếu tỷ giá nhập > Tỷ giá xuất quỹ (lãi tỷ giá), Mã TK xử lý là TK 515_Doanh thu tài chính.
Tab giao dịch chi tiền mặt ngoại tệ
- Hệ thống sẽ luôn kiểm tra tổng số thuế ở tab Giao dịch và tổng số thuế tại tab Thuế xem có bằng nhau không. Nếu không bằng nhau, hệ thống sẽ hiện message như sau:
Hệ thống báo message khi kiểm tra tiền thuế tại 2 tab
- Bước 5: Sau khi hạch toán xong, người dùng nhấn Lưu
để lưu chứng từ.
Lưu ý: Người dùng có thể tìm lại các chứng từ đã lập bằng cách vào Tổng hợp\ Danh sách chứng từ khác.
Màn hình Danh sách chứng từ khác
