1. Mục đích.
Cho phép người dùng truy vấn dữ liệu và khai báo ghi tăng thông tin về TSCĐ được đưa vào sử dụng tại doanh nghiệp lên sổ tài sản để phục vụ công tác theo dõi, quản lý.
- Mô tả nghiệp vụ
Khi phát sinh nghiệp vụ mua mới TSCĐ, thông thường có các hoạt động sau:
Căn cứ vào kế hoạch mua sắm tài sản, nhu cầu sử dụng tài sản, bộ phận có nhu cầu lập yêu cầu mua sắm tài sản.
Bộ phận quản lý tài sản (tại đơn vị lớn thường thành lập thành 1 phòng riêng, đối với các đơn vị nhỏ thường là bộ phận hành chính hoặc phòng tổng hợp) kiểm tra sự phù hợp của yêu cầu mua sắm tài sản chuyển Giám đốc phê duyệt.
Giám đốc ra quyết định mua sắm tài sản chuyển bộ phận phụ trách mua sắm tài sản.
Bộ phận mua sắm tài sản chuẩn bị hồ sơ mua sắm tài sản bao gồm các công việc sau: Xem xét các báo giá (ít nhất là 3 bảng báo giá của 3 nhà cung cấp khác nhau), tổ chức đấu thầu (nếu cần thiết), sau khi xem xét xong sẽ chọn nhà cung cấp phù hợp.
Bộ phận mua sắm tài sản chuyển bộ hồ sơ mua sắm tài sản trên và kết quả lựa chọn nhà cung cấp chuyển Giám đốc phê duyệt.
Căn cứ vào phê duyệt của Giám đốc, Bộ phận mua sắm tài sản thực hiện mua sắm tài sản: Ký hợp đồng mua sắm tài sản, nhận tài sản, hóa đơn mua sắm tài sản, biên bản thanh lý hợp đồng và các tài liệu có liên quan khác và thông báo cho bộ phận có liên quan.
Bộ phận quản lý tài sản và bộ phận mua sắm tài sản nhận tài sản và bàn giao tài sản cho bộ phận sử dụng.
Căn cứ vào bộ hồ sơ tài sản, bộ phận kế toán sẽ ghi nhận tài sản vào thẻ tài sản cố định và sổ theo dõi tài sản cố định theo các bước công việc sau:
Khai báo TSCĐ: gắn mã số cho tài sản, khai báo thông tin về tên, số lượng, chủng loại, đặc tính kỹ thuật và các thông tin khác.
Xác định và ghi nhận nguyên giá Tài sản cố định dựa trên bộ hồ sơ mua sắm Tài sản cố định.
Khai báo bộ phận sử dụng, ngày sử dụng, thời gian tính khấu hao và các thông tin về phân bổ khấu hao cho các bộ phận sử dụng.
Định khoản
Nợ TK 211 Tài sản cố định hữu hình
Nợ TK 212 Tài sản cố định thuê tài chính (TT200)
Nợ TK 2112 Tài sản cố định thuê tài chính (TT133)
Nợ TK 213 Tài sản cố định vô hình (TT200)
Nợ TK 2113 Tài sản cố định vô hình (TT133)
Nợ TK 217 Bất động sản đầu tư
Nợ TK 1332 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331, 341… Tổng giá thanh toán
2. Các bước thực hiện
- Bước 1: Tại phân hệ Tài sản chọn Ghi tăng TSCĐ. Tại màn hình chính người dùng điền thông tin Thông tin chung (1).
- Tại Thông tin chung (1), người dùng điền thông tin Mã TSCĐ, Tên TSCĐ, Ngày ghi tăng. Phần mềm sẽ dựa vào ngày ghi tăng để phân loại tài sản cố định khai báo đầu kỳ hay ghi tăng trong kỳ.
- Sau đó, người dùng hoàn thiện các thông tin cần thiết như Loại TSCĐ, Trạng thái ghi tăng, Tính khấu hao, Đơn vị sử dụng và các thông tin khác tùy theo nhu cầu theo dõi của người dùng.
Màn hình khai báo thông tin Tài sản cố định
- Bước 2: Người dùng nhập thông tin tab Thông tin khấu hao (2).
Màn hình khai báo tab Thông tin khấu hao
- Tại Thông tin khấu hao (2), phần mềm đã tự động điền TK tài sản, TK khấu hao, Ngày bắt đầu tính khấu hao (theo ngày ghi tăng TSCĐ). Tuy nhiên người dùng vẫn có thể thay đổi theo nhu cầu quản lý.
- Các thông tin Nguyên giá, Thời gian sử dụng là các thông tin bắt buộc phải nhập. Sau khi nhập Thời gian sử dụng, phần mềm sẽ tự động điền Thời gian sử dụng còn lại, Tỷ lệ KH tháng, Tỷ lệ KH năm, Giá trị KH tháng và Giá trị KH năm. Người dùng có thể thay đổi Tỷ lệ KH tháng và Thời gian sử dụng còn lại theo nhu cầu quản lý.
- Bước 3: Người dùng vào tab Nguồn gốc hình thành, bấm Chọn phiếu (3) hiện lên màn hình Phiếu tham chiếu. Điền Thông tin tham chiếu (4) sau đó bấm Tìm. Phần mềm hiển thị danh sách chứng từ theo thông tin tham chiếu. Người dùng chọn chứng từ của TSCĐ đang ghi tăng rồi bấm Chọn (5)
Màn hình khai báo tab Thông tin hình thành
- Bước 4: Người dùng vào tab Danh sách khấu hao.
- Nếu TSCĐ có Hao mòn lũy kế đầu kỳ # 0, người dùng chọn Kỳ khấu hao bắt đầu tính rồi bấm Tính khấu hao (6), phần mềm sẽ tạm tính khấu hao từ tháng đó.
- Nếu TSCĐ có Hao mòn lũy kế đầu kỳ = 0, người dùng bấm Tính khấu hao (6), phần mềm tạm tính khấu hao từ tháng bắt đầu tính khấu hao được nhập ở tab Thông tin khấu hao.
- Sau khi bấm Tính khấu hao (6), phần mềm sẽ hiển thị Danh sách khấu hao tạm tính (7).
Màn hình tab Thông tin phân bổ
- Bước 5: Người dùng nhập thông tin tab Dụng cụ, phụ tùng kèm theo (9). Tab Dụng cụ, phụ tùng kèm theo cho phép liệt kê các dụng cụ, phụ tùng kèm theo tài sản (nếu có). Sau khi khai báo đầy đủ thông tin Tài sản cố định, người dùng nhấn nút Lưu trên thanh công cụ.
Màn hình tab Dụng cụ, phụ tùng đi kèm
Lưu ý: Khi muốn truy vấn thông tin tài sản cố định, người dùng nhập Thông tin truy vấn (10) sau đó bấm Ctrl+F hoặc Tìm. Phần mềm hiện lên Danh sách tài sản cố định theo điều kiện truy vấn đã nhập.
Màn hình truy vấn Tài sản cố định.
